Outsourcing : comment réussir son externalisation ?
Lorsqu’il s’agit de développer ses activités ou recruter du personnel, la sous-traitance est souvent l’option retenue par les professionnels. Le gain de temps et les économies réalisées en font une solution particulièrement intéressante.
Définir ses besoins
Que ce soit pour une externalisation rédaction web ou un autre projet, il est important de définir ses besoins en termes de ressources externes avant de se lancer. Faut-il par exemple mobiliser toute une équipe ou un seul professionnel ? Doit-on passer par une entreprise ou directement par un prestataire ? La réponse à ces questions dépendra des problématiques et contraintes liées aux facteurs temps et ressources. Dans tous les cas, il faut que le sous-traitant puisse à tout moment faire face aux montées en charge de l’activité qui lui est confiée : une entreprise de traitement de données informatique sera plus réactive qu’un sous-traitant indépendant.
La capacité à faire face aux besoins est d’ailleurs une condition essentielle à la réussite de la sous-traitance. En effet, l’outsourcing doit être pensé sur le long terme à moins qu’il ne s’agisse uniquement d’un projet one shot. Le choix du sous-traitant se fera au final en fonction de la qualification des équipes disponibles, la capacité à répondre aux exigences, la disponibilité, mais surtout des tarifs proposés. Il est souvent conseillé d’établir un cahier des charges précis et détaillé correspondant aux besoins du projet pour faciliter la sélection du partenaire dans le cadre d’un projet d’outsourcing.
Suivre et piloter le projet
Pour certaines entreprises, l’outsourcing peut être problématique en raison des contraintes liées à la distance et la disponibilité. Le sous-traitant se trouve en effet le plus souvent dans un autre pays. Pour limiter les risques et garantir le bon fonctionnement du projet, il est ainsi important d’assurer son suivi et son pilotage. Comment ? En se dotant des bons outils : plateforme de bug tracking, plateforme collaborative, solution pour le versionning du code source pour les projets de développement, coordonnées Skype ou autres.
Mieux vaut ne pas s’engager avec une entreprise ne disposant pas d’au moins un outil d’échange et de contact rapide. Si le partenaire dispose déjà de solutions permettant le suivi ainsi que le pilotage du projet, la mise en œuvre de celui-ci sera rapide. Dans le cas contraire, il faut tenir compte des investissements et pertes de temps que cela implique. La mise en place d’outils web 2.0 ne prend dans tous les cas pas plus de quelques jours.